PIV-Bulletin 2017-1 Beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens over de verwerking van persoonsgegevens van zieke werknemers

Kort juridisch kader

Persoonsgegevens die de gezondheid van personen betreffen worden in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) aangemerkt als bijzondere persoonsgegevens. Dit wil zeggen dat verwerking daarvan met grote terughoudendheid en zorgvuldigheid dient te geschieden. Alle gegevens die de lichamelijke of geestelijke gezondheid van een persoon betreffen, worden als zodanig aangemerkt. Art. 16 jo. 21 Wbp bepaalt dat verwerking van persoonsgegevens aangaande de gezondheid verboden is behoudens enkele uitzonderingen (in het bijzonder art. 21 sub f Wbp).

Die uitzonderingen zijn gelegen in de goede uitvoering van een wettelijk voorschrift. Dit betreft  bijvoorbeeld de situatie waarin een instelling uitvoering geeft aan een wettelijk voorschrift of een cao-bepaling in het kader van financiële aanspraken die afhankelijk zijn van de gezondheid van de betrokken werknemer. Een voorbeeld is de loondoorbetalingsverplichting van art. 7: 629 BW. Een tweede uitzondering vormen de re-integratiewerkzaamheden die werkgevers of instellingen namens de werkgever verrichten. In de derde plaats kan toestemming van een werknemer als uitzondering gelden voor de verwerking van persoonsgegevens aangaande zijn gezondheid. (Ter illustratie: een epileptische werknemer verstrekt deze informatie aan zijn werkgever, met als doel dat adequaat kan worden gereageerd in geval de ziekte toeslaat.) Toestemming wordt ex artikel 1 sub i Wbp gedefinieerd als: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt. In arbeidsverhoudingen moet met terughoudendheid worden beoordeeld of van vrije toestemming sprake is. Gezien de gezagsverhouding kan een werknemer zich al snel verplicht voelen om medewerking te verlenen.^[2]

Ziekmelding

Naar aanleiding van een ziekmelding zullen persoonsgegevens worden verwerkt door de werkgever. Gegevens die een werkgever mag verwerken beperken zich tot die zaken die noodzakelijk zijn bij de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, wettelijke verplichtingen of de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld welke lopende afspraken er zijn). Het is een werkgever nadrukkelijk niet toegestaan te informeren naar de aard en/of oorzaak van de ziekte.^[3] Ook informeert de werkgever niet naar de beperkingen en mogelijkheden van de betrokken werknemer.^[4] Gegevens die de werkgever wel verwerkt, betreffen:

1) het telefoonnummer van de werknemer en zijn verpleegadres;

2) de vermoedelijke duur van het verzuim;

3) lopende afspraken en/of inrichting van de werkzaamheden;

4) de toepasselijkheid van een van de vangnetgevallen van de Ziektewet (ZW) op de situatie van de werknemer, c.q. art. 29 e.v. ZW. De werkgever vraagt niet welke van deze gevallen aan de orde is, maar enkel of betrokkene onder een van die gevallen valt. Deze regeling betreft situaties waarin:

                        – betrokkene arbeidsongeschikt is door zwangerschap,

                       – betrokkene arbeidsongeschikt is door orgaandonatie,

                       – betrokkene een arbeidsongeschiktheidsverleden heeft en binnen 5 jaar na                    indiensttreding weer arbeidsongeschikt is geraakt,

– betrokkene een oudere werknemer is die voorafgaand aan de indiensttreding gedurende ten minste 52 weken een uitkering op grond van de Werkeloosheidswet heeft ontvangen en binnen 5 jaar na indiensttreding arbeidsongeschikt wordt;

5) de vraag of een arbeidsongeval de oorzaak is van de arbeidsongeschiktheid;

6) de vraag of er regresmogelijkheden zijn, bijvoorbeeld ex art. 6:107a BW.

Voor wat betreft punt 6 is dit een gerechtvaardigd financieel belang voor de werkgever, in het kader waarvan mogelijk gegevens over de oorzaak van de arbeidsongeschiktheid verwerkt mogen worden. (art. 21 Wbp vormt de noodzaak, waarbij art. 8 sub f Wbp de grondslag voor de verwerking vormt.)

Behalve bovengenoemde zaken is het een werkgever niet toegestaan andere gegevens aangaande de gezondheid van een werknemer te registreren en te verwerken in de eigen administratie en/of door te geven aan een ingeschakelde bedrijfsarts/ arbodienst. Dit geldt ook wanneer de gegevens vrijwillig zijn verstrekt. Het noodzakelijkheidsvereiste geldt in dit geval immers onverkort ex art. 21 lid 1 sub f Wbp.^[5] Andere gegevens zijn voor de werkgever niet relevant bij de uitvoering van zijn loondoorbetalingsverplichting.

Re-integratie

Na een ziekmelding vangt een re-integratietraject aan. Ex art. 7: 658a BW zijn de werknemer en werkgever samen verantwoordelijk voor het re-integratiedossier, waaraan de arbodienst of bedrijfsarts deel heeft. Partijen verwerken enkel die informatie die van belang is voor de rol die ze in de re-integratie verrichten.

Een arbodienst verwerkt veel persoonsgegevens aangaande de gezondheid, zoals de aard en oorzaak ervan, de soort en voortgang van de behandelingen en bijzondere omstandigheden aan de zijde van de werknemer die van invloed kunnen zijn op het herstel. De arbodienst beperkt zich in de communicatie met de werkgever evenwel tot die informatie die de werkgever nodig heeft in het kader van de loondoorbetalingsverplichting en de re-integratie.^[6] Dat wil zeggen dat de communicatie van de arbodienst richting de werkgever de volgende informatie behelst:

1)     De werkzaamheden die de werknemer wel of niet kan verrichten. (functionele beperkingen, restmogelijkheden verstrekt door de bedrijfsarts);^[7]

2)     De verwachte duur van het verzuim;

3)     De mate van arbeidsongeschiktheid;^[8]

4)     De adviezen met betrekking tot aanpassingen, voorzieningen en interventies die voor re-integratie van belang kunnen zijn.

Alle overige gegevens aangaande de gezondheid zijn voor de werkgever niet relevant bij zijn loondoorbetalingsverplichting en zijn verplichtingen bij de re-integratie. De bedrijfsarts verstrekt die gegevens niet aan de werkgever. Voorbeelden van die gegevens zijn: informatie over diagnose, aard van de ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen; eigen waarnemingen van de gezondheidstoestand; gegevens over therapieën en afspraken daarover; overige situationele problemen, zoals relaties en persoonlijk verleden.

De toestemming van de werknemer kan in principe niet als grondslag dienen voor de bedrijfsarts om deze gegevens te verstrekken aan de werkgever.

UWV

Het UWV verwerkt enkel die gegevens aangaande de gezondheid van een werknemer die het voor de uitvoering van de opgedragen taken nodig heeft ex art. 30 Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (Wet SUWI). Grondslag hiervoor is art. 54 Wet SUWI.  

Verzuimverzekeraar

De werkgever verzekert zich soms tegen zijn loondoorbetalingsverplichting bij ziekte van de werknemer. Bij de uitvoering van deze overeenkomst verstrekt de werknemer gegevens over de gezondheid aan de verzekeraar, die van belang zijn bij de claimbeoordeling. In het bijzonder betreft dit de volgende gegevens:

– NAW-gegevens van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer;   

– loongegevens van de zieke en/of arbeidsongeschikte werknemer;

– datum eerste verzuimdag;

– datum van (gedeeltelijk) herstel;

– (vermoedelijke) duur van het verzuim;

– arbeidsongeschiktheidspercentage;

– percentage dat de werknemer eigen of passend werk kan verrichten, met vermelding van de aanvangsdatum (opbouwschema);

– of er al dan niet enige vorm van schadeloosstelling is ontvangen voor de zieke werknemer (vangnetsituatie of regres);

– of sprake is van loonopschorting of loonstopzetting;

– of en wanneer een interventie is ingezet;

– of een plan van aanpak is opgesteld;

– tijdigheid van de inspanningen en uitvoering voor re-integratie. 

Andere gegevens worden door de werkgever niet verstrekt. Ook niet met toestemming van de werknemer, omdat de toestemming niet als vrij beschouwd kan worden.

Gevolgen van bovengenoemd beleid

Uit de bovenstaande samenvatting van de beleidsregel van de Autoriteit Persoonsgegevens volgen consequenties voor de letselschadebehandeling. De aansprakelijke verzekeraar zou bijvoorbeeld in het schaderegelingstraject de vraag op kunnen werpen bij de werkgever of er situationele, relationele of persoonlijke factoren aan de zijde van de werknemer invloed hebben op de (mate van) arbeidsongeschiktheid. Als de werkgever zich houdt aan bovengenoemde regels over de verwerking van persoonsgegevens dan zal hij daar niet op in kunnen (en mogen) gaan. Hetzelfde geldt voor vragen over bijvoorbeeld de aard van de klachten van de werknemer of de gebruikte pijnaanduidingen. Consequentie hiervan is, dat deze informatie niet verstrekt kan worden door de werkgever ter onderbouwing van zijn vordering.

Samenvattend kunnen enkele handreikingen worden gedaan naar aanleiding van het bovenstaande. In het kader van de loondoorbetalingsverplichting en re-integratieactiviteiten van de werkgever wordt door hem wel informatie verwerkt over zaken als de vermoedelijke duur van de arbeidsongeschiktheid; informatie over welke werkzaamheden de betrokken werknemer kan vervullen en welke niet (c.q. waarin de beperkingen liggen); het percentage arbeidsongeschiktheid; en over aanpassingen, voorzieningen en interventies die bij kunnen dragen aan de re-integratie; alsook of sprake is van één van de vangnetgevallen uit art. 29 e.v. ZW (maar niet welke!). Daarnaast verwerkt een verzuimverzekeraar informatie over de opbouw van de werkhervatting door de werknemer, of er een interventie is ingezet, of er een plan van aanpak is opgesteld en of de re-integratie-inspanningen tijdig werden uitgevoerd.

De werkgever en verzuimverzekeraar verwerken met name geen informatie over de aard van de ziekte, de diagnose, de concrete klachten en pijnaanduidingen, de therapieën en afspraken daarover, waarnemingen van de bedrijfsarts aangaande de gezondheidstoestand van de werknemer, en de situationele problemen in de persoonlijke of relationele sfeer, als ook welke van de vangnetgevallen van art. 29 ZW van toepassing is. Omdat de werkgever deze informatie niet behoort te verwerken, kan informatie uitwisseling over deze zaken logischerwijs niet gevraagd worden van de werkgever. Hetzelfde gaat op voor een verzuimverzekeraar die regres neemt.

Verder is het belangrijk om de noodzakelijkheidseis in het oog te houden bij uitwisseling van persoonsgegevens van zieke werknemers. Bij het delen van persoonsgegevens staat de vraag of dergelijke gegevens relevant zijn bij de uitvoering van een zekere taak (c.q. de uitvoering van een wettelijk voorschrift) centraal. Op het niveau van medisch adviseurs is natuurlijk discussie mogelijk over bijvoorbeeld het oorzakelijk verband tussen klachten en opgelopen letsel. Zoals hierboven werd opgemerkt, dient evenwel in de discussie met de werkgever zelf terughoudend om te worden gegaan met het opvragen van informatie die de gezondheid van de werknemer betreft. De werkgever kan immers mogelijk niet voldoen aan dat verzoek.

[1] Zie beleidsregels voor de verwerking van persoonsgegevens over de gezondheid van zieke werknemers, Autoriteit Persoonsgegevens, stcrt. 2016, 21703. Het Verbond van Verzekeraars verspreidde de beleidsregels middels de circulaire LV-2016-24 onder haar leden.

^[2] Kamerstukken II 1997/98, 25 892, nr. 3, p. 65.

^[3] Kamerstukken II 1997/98, 25 892, nr. 3, p. 113, 114.

^[4] ECLI:NL:RBAMS:2014:5643, r.o. 7.

^[5] Vgl. ECLI:NL:RVS:2014:308.

^[6] Vgl. art. 25 lid 5 wet WIA.

^[7] ECLI:NL:RBAMS:2014:564, r.o. 7; vgl. ECLI:NL:RBALM:2012:BY2676.

^[8] ECLI:NL:TGZCTG:2012:YG2526.